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Interview mit Dr. Eric Heitzer

Ombudsperson der Nagel-Group

Dr. Eric Heitzer von der Kanzlei Daniel, Hagelskamp & Kollegen fungiert als externe Ombudsperson der Nagel-Group. Mitarbeiter und externe Dritte können sich vertrauensvoll an diese neutrale Stelle wenden.

Herr Dr. Heitzer, Sie sind seit kurzem als Ombudsperson für die Nagel-Group tätig. Was sind Ihre Aufgaben?

Regelmäßig übernehmen wir die Aufgaben eines externen Compliance-Offices vollständig und sind dann für das komplette Compliance System eines Unternehmens mit seinem Regelwerk und der dazugehörigen Kommunikation zu dem jeweiligen Unternehmen verantwortlich . Für die Nagel-Group haben wir einen Ausschnitt hieraus übernommen, nämlich das sogenannte Hinweisgeber oder Whistleblower-System. Dies ist bei ihnen eine besondere Herausforderung, da sie an gleich 16 Standorten in Europa Niederlassungen unterhalten, für die unterschiedliche Rechtssysteme zu beachten sind. Konkret nehmen wir Hinweise der Mitarbeiter und auch externe Hinweise entgegen, prüfen diese und geben sie dann an die Nagel-Group weiter. Dazu zählen vor allem Hinweise auf Straftaten oder unternehmensschädigendes Verhalten. Wir prüfen diese anonym oder persönlich gegebenen Hinweise auf ihre Substanz, um Bagatellen und Fehlinformationen zu vermeiden.

Mit welchen Hinweisen können sich Mitarbeiter der Nagel-Group noch an Sie wenden?

Die relativ abstrakte Vorgabe lautet: Relevante Verstöße gegen geltende Vorgaben können gemeldet werden. Zu diesen Vorgaben gehören Gesetze wie auch eigene interne Regelungen von Unternehmen etwa in Form von Richtlinien, gegen die Mitarbeiter verstoßen können. Unser besonderes Augenmerk liegt natürlich auf der Vermeidung von größeren Delikten wie Betrug, Diebstahl, Sabotage, Korruption oder Kartellverstößen.Die Dimension ist dem einzelnen Mitarbeiter aber oft gar nicht klar und selbstverständlich können auch einfache Vergehen Ausgangspunkt für Fehlentwicklungen sein, denen die Nagel-Group von vornherein entgegenwirken möchte. Insofern gibt es grundsätzlich keine Einschränkungen was die Qualität eines Verstoßes angeht und was uns gemeldet werden kann.

Wie genau wird die Anonymität gewahrt?

Wenn ein Hinweisgeber uns Informationen mitteilt und bittet, nicht namentlich mit diesen in Verbindung gebracht zu werden, berücksichtigen wir diesen Wunsch selbstverständlich – auch wenn der Hinweisgeber uns seinen Namen genannt hat. Zu dieser Geheimhaltung sind wir aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen und auch aufgrund des Anwaltsgeheimnisses verpflichtet. Auch auf Nachfrage eines Dritten werden wir niemals Auskunft über die Identität des Hinweisgebers geben. Uns gegenüber ist es übrigens eher selten , dass ein Hinweisgeber über den kompletten Informationsaustausch anonym bleiben möchte . Meistens entsteht im Gesprächsverlauf eine gewisse Vertrauensbasis. Für unsere Arbeit ist der Name des Hinweisgebers aber letztendlich nicht relevant und noch mal: Gegenüber Dritten geben wir den Namen nicht Preis, wenn der Hinweisgeber dies so will.

Wie sieht die Kommunikation mit dem Hinweisgeber aus, nachdem Sie einen Hinweis erhalten haben?

Nach Eingang des Hinweises nehmen wir Kontakt zum Hinweisgeber auf. Entweder per Mail, per Telefon oder sogar persönlich. Die Form der Kontaktaufnahme bestimmt der Hinweisgeber. Oft richtet sie sich nach der Brisanz des Hinweises.

Wie genau läuft der Prozess nach Eingang eines Hinweises ab?

Dies hängt ganz stark von der Qualität und Vollständigkeit des Hinweises ab. Wenn er Substanz hat, wird er zu einem vollständigen Sachverhalt aufgearbeitet. Im Idealfall wird ein komplett umfassender Hinweis gegeben, den wir dann direkt an die Nagel-Group weiterleiten können. Dies ist jedoch nur sehr selten der Fall. Im Normalfall bleiben nach Eingang des Hinweises noch Fragen offen, die es zu klären gilt. Daher treten wir mit dem Hinweisgeber in Kontakt. Nach dem Informationsaustausch bereiten wir den gegebenen Hinweis für die Nagel-Group auf. Als Unternehmen wünschen Sie sich schließlich ein vollständiges Bild, um daraufhin angemessen reagieren zu können. Auch bei dieser anschließenden Bewertung des Vorfalls können wir Ihnen mit Rat zur Seite stehen.

Bearbeiten Sie Hinweise aus allen Ländern der Nagel-Group?

Grundsätzlich stellen wir in jedem Land, in dem Sie vertreten sind einen nationalen Ansprechpartner mit den erforderlichen Sprachkenntnissen und den entsprechenden Kontaktdaten zur Verfügung. Da alle Partnerkanzleien Mitglieder des Kanzlei-Netzwerks DIRO sind, kennen wir die meisten Kollegen persönlich und haben sie explizit nach den Bedürfnissen der Nagel-Group ausgesucht.

Wir persönlich nehmen Hinweise in Deutsch, Englisch und Französisch entgegen, gegebenenfalls auch außerhalb der normalen Bürozeiten, wenn dies gewünscht wird.

Bearbeiten Sie die erhaltenen Hinweise allein oder in einem Team?

Um eine durchgehende Erreichbarkeit gewährleisten zu können, steht mir ein Team bestehend aus fünf Personen zur Verfügung. Alle Teammitglieder sind mit einem bestimmten Fachgebiet, wie zum Beispiel dem Strafrecht oder dem Transportrecht, vertraut.

Informieren Sie den Hinweisgeber über den Ausgang der Bearbeitung?

Der Hinweisgeber hat darauf rechtlich keinen Anspruch. Über die Art und den Umfang der Rückmeldung sowie die Reaktion auf den Hinweis entscheidet das Unternehmen. Wir geben lediglich die uns anvertrauten Hinweise weiter.

Dr. Heitzer

Dr. Eric Heitzer
Geboren 1965 in Viersen, 52 Jahre alt
Rechtsanwalt seit 1997
1998 - 2010: Mitglied der Geschäftsleitung verschiedener Telekommunikationsunternehmen
Unter anderem: Leitung Public Policy & Marktregulierung
Seit 2010: Partner bei DH & K Rechtsanwälte in Aachen

Fachgebiete:

  • Bank- und Kapitalmarktrecht
  • Energierecht- und Regulierung
  • Telekommunikationsrecht- und Regulierung
  • IT- und Datenschutzrecht
  • Wettbewerbs- und Kartellrecht
  • Compliance

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